Organisation des documents numériques : améliorer ses pratiques de gestion documentaire avec les outils de Microsoft 365

9 heures (3 cours)

Cette formation vise à transmettre les notions de base de la gestion documentaire et à montrer ses applications dans un contexte de travail. Plus spécifiquement, la formation porte sur la gestion des fichiers créés dans le cadre d’un travail et sur les moyens de les organiser adéquatement pour améliorer sa productivité. 

Cette formation s'adresse à toute personne souhaitant apprendre à travailler de façon plus efficace au quotidien, notamment les agent.es, adjoint.es et secrétaires, technicien.es, chargé.es de projets, professionnel.les, etc. 

À la fin du programme, la personne participante en mesure :

• D’organiser ses fichiers numériques de manière à les repérer rapidement, peu importe la plateforme dans lesquels ils se trouvent
• De trier ses documents en vue de mieux repérer l’information importante
• D’élaborer une structure d’onglets simple et utile dans OneNote
• De gérer ses courriels efficacement grâce aux dossiers et aux règles

Le cours comprend des exposés, des astuces pratiques, des exercices et des applications réalisées dans Microsoft 365. 

1. Bonnes pratiques de gestion documentaire

• Cycle de vie des documents et tri
• Nommage des documents
• Organisation des documents et dossiers
• Astuces diverses

2 . M365 et bonnes pratiques avec OneNote

• Écosystème M365 (OneDrive, Teams, SharePoint, OneNote, Outlook)
• Présentation des fonctionnalités de base de OneNote
• Structure d’un bloc-note (onglets, pages, sous-pages)

3. Bonnes pratiques avec Outlook

• Création de dossiers et sous-dossiers
• Création de règles
• Choix d’un affichage
• Archivage des courriels
• Gestion de la confidentialité des courriels

Aucun préalable nécessaire pour ce cours.