Politique de confidentialité

PRÉAMBULE

Le 21 septembre 2021, l’Assemblée nationale du Québec adoptait la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels¹ (ci-après la « Loi 25 »). Celle-ci modifie principalement la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels² (ci-après la « Loi sur l’accès »), laquelle prévoit l’adoption, d’ici le 22 septembre 2023³ , d’une politique de confidentialité si l’organisme public recueille des renseignements personnels par un moyen technologique.

Le Cégep reconnaît l’importance de la confidentialité et la sensibilité des renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.

Ce document présente la Politique de confidentialité (ci-après la « politique ») mise en place par le Cégep, propriétaire et gestionnaire du site Web www.cstjean.qc.ca, afin d’assurer la préservation de la confidentialité des renseignements personnels. Elle doit être lue de pair avec la Politique des renseignements personnels du Cégep.

En transmettant les informations d’inscription ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, la personne utilisatrice consent à toutes les mesures prises par le Cégep à l’égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la Politique des renseignements personnels du Cégep et à la présente Politique de confidentialité.

1. SECTION RELATIVE À LA PROTECTION ACCORDÉE PAR LE RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)⁴

1.1 Concepteur et éditeur

Ce site a été créé et édité par le Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu :

30, boulevard du Séminaire Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 5J4
450 347-5301
direction.generale@cstjean.qc.ca

Ce site est hébergé par Libéo⁵ :

4446, boulevard Saint-Laurent, bureau 300, Montréal (Québec) H2W 1Z5
514 524-0714

1.2 Protection des données à caractère personnel

Le Cégep s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.

En accédant au site et en l’utilisant, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.

Pendant la consultation du site, elle ou il peut être sollicité.e pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que son nom, son adresse courriel ou son adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site.

La personne est libre de ne pas communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne lui seront pas accessibles.

Conformément à la Loi informatique et libertés⁶ du 6 janvier 1978, les utilisateurs et utilisatrices disposent d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles transmises.

1.3 Informations sur la collecte des renseignements personnels

Dès la connexion au site Web du Cégep, un bandeau informant de la collecte des informations apparaîtra.
Si la personne utilisatrice croit que ses renseignements personnels ont été utilisés sans son consentement, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le Cégep conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée est de trois (3) ans.

2. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

2.1 Renseignements personnels pouvant être collectés

Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

Les renseignements collectés par le Cégep sont, notamment :

Prénom et nom
Adresse courriel
Adresse postale
Numéro de téléphone
Code permanent
Préférences pour un programme d’études ou une formation
Préférences pour un campus d’études
École de provenance
Niveau de scolarité
Emploi occupé
Statut familial
Relevé de notes
Renseignements médicaux (ex. : allergies connues)
Apparence physique (ex. : grandeur)
Numéro de carte de crédit
Antécédents judiciaires

2.2 Moyens de collecte

Les renseignements personnels conservés par le Cégep sont recueillis seulement après que la personne utilisatrice ait été informée des fins de la collecte et qu’elle soumette volontairement ceux-ci, soit par l’entremise d’un formulaire, des témoins de connexion (cookies), du système de clavardage, en nous transmettant un courriel, ou par tout autre moyen.

Lorsqu’il recueille des renseignements personnels, le Cégep s’assure d’informer la personne concernée, au plus tard au moment de la collecte :

Du nom de l’organisme public au nom de qui la collecte est faite;
Des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis;
Des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
Du caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
Des conséquences d’un refus de répondre ou de consentir à la demande;
Des droits d’accès et de rectification prévus par la loi;
De la possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant.

3. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep utilise des renseignements personnels concernant sa population étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que la personne y consente expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.

Voici les principales utilisations des renseignements collectés par le Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu :

Le suivi des demandes d’admission, les admissions et les inscriptions
Le suivi des intérêts pour différentes formations
La prise de rendez-vous physique ou virtuel
La collecte de don et de commandite
La promotion des formations offertes
La diffusion d’avis ou d’alertes

4. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Cégep ou d’autres personnes.

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Cégep qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Le Cégep peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des prestataires de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Cégep les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la politique et en respect des lois.

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information trente (30) jours avant son entrée en vigueur⁷.

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels détenus à une personne s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.

Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.

La Politique des renseignements personnels du Cégep sur la page Politiques et documents officiels de son site Web peut être consultée pour plus d’informations.

5. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES)

Le Cégep utilise des témoins sur son site Internet pour optimiser la promotion de ses divers programmes d’études et ses multiples formations, pour mesurer l’audience, pour comprendre l’utilisation qu’en font les personnes qui le visitent et pour bonifier leur expérience utilisateur grâce à une navigation plus intuitive. Les renseignements sont conservés au Canada.

Ces renseignements sont, notamment :

L’adresse IP anonymisée de l’ordinateur de l’utilisateur ou l’utilisatrice (l’adresse IP est modifiée, ce qui empêche quiconque de relier la personne à celle-ci);
L’information sur le navigateur utilisé (type et version du navigateur, système d’exploitation, etc.);
Les pages consultées (la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites);
L’adresse du site référent (le site par lequel l’utilisateur est venu).

Il est possible de configurer le navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant le navigateur Internet, mais cela pourrait affecter l’expérience et limiter l’accès à certaines fonctionnalités. Les utilisatrices et les utilisateurs du site Web peuvent en tout temps détruire les témoins en effaçant leur historique de navigation.

En utilisant le site Internet du Cégep, les utilisatrices et les utilisateurs acceptent que celui-ci dépose des témoins sur leur appareil.

6. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels.

Le Cégep a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Les personnes qui travaillent pour le Cégep ou en son nom doivent, notamment :

Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Cégep;
Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

Le prestataire de service hébergeant le site Web ayant accès aux renseignements personnels, dont le Cégep a la garde ou le contrôle, sera informé de la présente Politique de confidentialité et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Le prestataire de service hébergeant le site Web devra s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.

6.1 Sécurité

Le Cégep prend toutes les mesures nécessaires afin que vos données personnelles ne soient pas accessibles à des tiers, autres que les employé.es du Cégep autorisé.es.

Vos données peuvent être stockées hors du pays. Dans ce cas, le Cégep mettra tout en œuvre pour assurer un niveau de protection équivalent à celui offert pour les données stockées sur le territoire canadien et veillera notamment à ce que toutes les exigences légales applicables soient respectées, y compris celles relatives à la protection des données. Sachez toutefois que ces mesures de sécurité ne sont pas infaillibles et qu’une part de risque est toujours présente lors de l’utilisation d’Internet pour transmettre des données.

Par ailleurs, le Cégep se dégage des toutes failles touchant la protection des renseignements personnels découlant des différents services, logiciels, fichiers et/ou autres applications installés sur l’appareil utilisé par le visiteur pour naviguer sur le site Web.

Pour en savoir plus sur les processus de protection en vigueur, veuillez consulter la Politique de sécurité de l’information disponible sur la page Politiques et documents officiels de notre site Web.

7. DEMANDE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute personne peut soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus sur elle par le Cégep. Cette dernière peut demander à faire rectifier ces renseignements.
Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : direction.generale@cstjean.qc.ca.

La Politique des renseignements personnels du Cégep sur la page Politiques et documents officiels de son site Web peut être consultée pour plus d’informations.

8. SITES EXTERNES

Le site Internet du Cégep contient des liens vers des sites externes. Le Cégep n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et invite les personnes utilisatrices à lire leur politique de confidentialité.

9. DIFFUSION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la politique sur le site Internet du Cégep.

10. RESPONSABILITÉ DE L’APPLICATION ET DE LA RÉVISION DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application de la politique et de sa révision.

Pour poser une question relative à la politique ou déposer une plainte, prière de communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : direction.generale@cstjean.qc.ca.

11. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique entre en vigueur le 19 septembre 2023. Cette politique a été inspirée des politiques de confidentialité du Cégep Montmorency, du Cégep André-Laurendeau et du Collège Ahuntsic.

Adoptée par le conseil d’administration le 19 septembre 2023
Résolution : 2023-CA07-13

Références :

Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A -2.1
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, préc. note 1, art. 63.4
Le RGPD s’applique à toute personne traitant des données à caractère personnel (plus communément appelées des renseignements personnels en droit québécois) d’individus se trouvant sur le territoire de l’Union européenne (UE), lorsque la collecte de ces renseignements est liée à une offre de biens ou des services. Dans le cadre du recrutement des étudiantes et étudiants résidant dans un pays de l’UE, les Collèges sont assujettis au RGPD s’ils font la promotion de leurs programmes en visant des résidents de l’UE et, par ce fait, recueillent, traitent ou conservent des renseignements personnels sur ces personnes.
S’il y a un nouvel hébergeur, l’information sera modifiée dans le document, mais il ne retournera pas en adoption pour cette raison seulement.
Loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi informatique et libertés)
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25, art. 67.2.1 à 67.2.3

Pour avoir accès à l’annexe contenant les tableaux de catégories de personnes ayant accès à des renseignements personnels, consultez la version PDF de la Politique de confidentialité en cliquant ici.